Een goede dialoog start met iedereen de ruimte te geven om te zeggen wat voor hem of haar op dat moment het belangrijkste is. De dialoog begint altijd met een zogenaamde check-in. Een dergelijke start van een bijeenkomst kost tijd, maar levert veel efficiëntiewinst op.
Vergroot je werkgeluk
Ik coach een accountant. Hij is veertig jaar, sinds zijn vijfendertigste al partner van het bedrijf waar hij werkt, maar de laatste jaren zit er geen echte ontwikkeling meer in zijn carrière. Dit leidde ertoe dat hij een coach zocht en bij mij uitkwam. Tot dan toe was zijn loopbaan automatisch gegaan, maar nu was er een duidelijke stilstand opgetreden. Al in ons eerste gesprek heb ik hem geadviseerd om alle gesprekken vanaf dat moment te beginnen met de vraag ‘Wat is voor jou nu het allerbelangrijkste?’ Hij vond dat hij dat als accountant niet kon doen, want dat ging hem niks aan. Ik motiveerde hem het toch uit te proberen, met de kanttekening dat als hij deze vraag te eng vond, hij ook kon vragen ‘Wat maakt jou nu gelukkig?’. “Mijn gesprekken met deze vraag beginnen? Zal dat mijn carrière weer vlot trekken?“, vroeg hij mij. Mijn reactie: “Ik kan geen garanties geven, maar probeer het uit.” Een paar weken later kwam hij terug. Hij had het bijna iedereen gevraagd en het gevoel gekregen dat er veel in beweging was gekomen. “Ik heb zulke leuke collega’s en ze zijn allemaal zo open, terwijl ik bang was dat mensen zich niet op hun gemak zouden voelen met mijn gevraag. Het leek wel of iedereen had zitten wachten op die vraag. De afgelopen jaren heb ik niet met zoveel plezier gewerkt als nu. Ik ben nog niet gevraagd als voorzitter van de Raad van Bestuur, maar het contact dat ik nu met mijn collega’s heb, dat is precies wat ik graag wil. Ik ben helemaal
gelukkig.”
Zo eenvoudig kan het zijn, maar waarom doet niet iedereen dit? Omdat niet iedereen op zoek is naar het verleggen van zijn of haar grenzen. Dat zou eigenlijk wel zo moeten zijn. Niet het opzoeken van de grenzen van jouw carrière, maar anderen in staat stellen het gesprek aan te gaan en echt contact te maken, dus anderen te faciliteren in gelukkiger worden. Waar worden mensen gelukkiger van? Vraag mensen hoe gelukkig ze zijn en ze worden gelukkiger. Daarom beginnen we elke dialoog en eigenlijk elk gesprek met een soort van check-in. Dat kan gewoon losjes in de aanloop van een gesprek gebeuren maar het is vaak nog beter om het met veel aandacht te doen. Heel expliciet vragen ‘Hoe zit je erbij en wat maakt jou gelukkig?’ of ‘Wat is voor jou op dit moment het belangrijkste wat je wilt delen?’.
Iedereen krijgt het woord
Vergaderingen begin je met een check-in. Een check-in betekent dat je mensen vooraf zegt dat er begonnen wordt met een rondje waarin iedereen kan zeggen wat hij of zij het belangrijkste vindt om nu te delen. Geef iedereen even de tijd om na te denken over wat hij of zij wil zeggen. Het liefst zo’n anderhalf tot twee minuten of, als je het aandurft, twee tot drie minuten. Belangrijk daarbij is, zeker als je met een grotere groep bent, dat je aangeeft dat het tijdens de check-in niet de bedoeling is dat je elkaar napraat – ‘zoals Piet al zei’ – of op elkaar reageert. Iedereen denkt na over wat je zelf wilt delen en je vertelt dat. Het thema van een check-in kan afhankelijk van de groep en situatie variëren. Als je bijvoorbeeld een groep technische ingenieurs hebt, kan het lastig voelen om te vragen of iedereen wil delen wat hij of zij het allerbelangrijkste vindt. Dan kun je het anders formuleren, zodat het een voor die situatie acceptabele vraag wordt. Bijvoorbeeld, “Denk even na welk agendapunt voor jou vandaag het belangrijkste is en waarom.” Dat is in de meest uiteenlopende contexten een prima check-in onderwerp. Of je vraagt “Wat wil jij bereiken met deze vergadering?” Na een korte stilte krijgt iedereen het woord.